TALENTA: MENGELOLA GAJI KARYAWAN DENGAN OTOMATISASI

Joshua Kevin (Founder & CEO, Talenta). [Foto: Abdul Aziz/InfoKomputer]

Apa sulitnya mengelola gaji karyawan? Itulah yang awalnya terlintas di benak Joshua Kevin. Namun pertemuan dengan teman lama menyadarkan Joshua tentang tentang lika-liku pengelolaan HR, utamanya soal penggajian.

Temannya yang seorang pengusaha itu rela menggunakan layanan software-as-a-service (SaaS) BambooHR asal AS untuk membantunya mengelola gaji. Padahal layanan tersebut sebenarnya tidak terlalu cocok karena menggunakan sistem penggajian ala AS yang berbeda dari Indonesia. “Di Indonesia, perusahaan bisa memasukkan banyak komponen ke sistem gaji,” ungkap Joshua. Contohnya mulai dari tunjangan pulsa, tunjangan makan, sampai potongan jika karyawan datang terlambat.

Di sisi lain, pengelolaan penggajian berbasis sistem ternyata juga masih jarang di Indonesia. “Kalau kami lihat di lapangan, delapan puluh persen perusahaan di Indonesia belum menggunakan software penggajian,” tambah Joshua. Alasannya, karena mereka tidak tahu ada software semacam itu, atau tahu namun tidak sanggup membeli mengingat harga software HR yang bisa mencapai ratusan juta rupiah. Walhasil, banyak perusahaan yang menggunakan sistem manual dengan bermodal Excel untuk mengelola sistem gaji.

Peluang inilah yang mendorong Joshua membuat layanan bernama Talenta yang bisa diakses di situs talenta.co.

Berbasis Sistem

Talenta pada dasarnya adalah layanan cloud SaaS seputar HR, utamanya penggajian. Melalui layanan ini, perusahaan bisa melakukan otomatisasi pengelolaan gaji yang memperhitungkan berbagai komponen penentu, seperti jumlah kehadiran, uang lembur, serta berbagai tunjangan. Dengan menyambungkan data dari mesin absensi ke sistem Talenta, perusahaan mendapatkan otomatisasi perhitungan gaji dari setiap karyawan.

Talenta juga telah memasukkan regulasi pemerintah soal penggajian, seperti PPH 21 serta BPJS Ketenagakerjaan, ke dalam sistem. Jadi ketika akan membayarkan gaji, tim HR tinggal melakukan Run Payroll, dan sesaat kemudian, gaji serta potongan pajak dan BPJS dari setiap karyawan sudah langsung tersaji. Data tersebut juga bisa langsung disambungkan ke sistem bank sehingga gaji bisa langsung ditransfer ke rekening setiap karyawan.

Selain sistem penggajian, Talenta juga memiliki fitur seputar informasi karyawan seperti alamat, tanggal lahir, sampai permohonan cuti. Namun penggajian memang masih menjadi fokus Talenta saat ini. “Karena payroll itu dari satu perusahaan ke perusahaan lain berbeda,” ungkap pria lulusan Bina Nusantara itu mengungkapkan alasannya.

Perbedaan antar-perusahaan tersebut memang membuat tim Talenta harus melakukan sedikit kustomisasi di sisi layanannya. Namun Talenta memiliki patokan bahwa kustomisasi lebih kepada formulasi komponen gaji. “Kalau soal tampilan dan modulnya tetap sama,” tambah Joshua. Talenta juga memiliki tim Customer Success yang akan mengecek dulu kebutuhan dan keinginan calon customer. “Jadi kita harus memastikan semua yang mereka butuhkan bisa kita penuhi,” ungkap Joshua.

Model bisnis dari Talenta sendiri adalah mengenakan biaya berdasarkan kelompok jumlah karyawan. Untuk perusahaan dengan karyawan di bawah 50 orang, biayanya Rp350 ribu/bulan, untuk 51-100 karyawan dikenai biaya Rp750 ribu, 101-300 karyawan dikenai Rp1,5 juta, serta 300 karyawan ke atas membayar sebesar Rp3 juta. Saat ini, Talenta sudah memiliki 120 klien perusahaan yang menaungi sekitar 15 ribu karyawan.

Klien terbesar Talenta adalah Go-Jek yang kini memiliki lebih dari seribu karyawan. Nama-nama lain yang sudah menggunakan Talenta adalah Grab, Qraved, serta Topas TV.

Joshua mengakui bahwa pada awalnya Talenta banyak menyasar perusahaan startup dan berbasis internet. Namun kini mereka mulai merambah ke perusahaan “offline” mengingat banyak dari perusahaan ini yang belum memiliki aplikasi HR. “Perusahaan kelas midsize dengan karyawan di atas 50 orang dan memiliki HR Manager,” ujar Joshua mengungkapkan tipe perusahaan yang menjadi bidikan utama Talenta.

Namun Joshua juga tidak menutup kemungkinan mendapatkan perusahaan yang ingin beralih dari sistem HR yang telah ada.

Joshua menceritakan dua perusahaan ternama di Indonesia yang tertarik dengan Talenta. Kedua perusahaan ini sebenarnya sudah menggunakan sistem ERP dari SAP, namun ingin mengeluarkan modul HR dari sistem tersebut demi alasan efisiensi dan kustomisasi. “Sebenarnya tidak masalah karena kita tinggal mengintegrasikan dengan format output [dari sistem ERP]-nya,” tambah Joshua.

Joshua yakin, layanan HR berbasis cloud seperti Talenta ini akan menjadi solusi masa depan. “Pertanyaannya bukan iya atau tidak, tapi when,” tukasnya.

Menjadi Platform

Yang menarik, Joshua sendiri sebenarnya tidak memiliki latar belakang dunia HR. Pengalamannya lebih banyak di dunia startup yang ia dapat saat menjadi associate East Ventures, salah satu venture capital ternama di Indonesia.

Untuk membuat Talenta ini, ia menggandeng rekannya, Alex, yang sebelumnya bekerja pada salah satu penyedia software payroll terkemuka di Indonesia. “Kami membangunnya dari nol,” ujar Joshua.

Talenta tersedia sejak tahun 2014, namun peluncuran awalnya terbilang gagal. Perusahaan Indonesia ternyata belum terbiasa dengan layanan cloud yang sifatnya self-service seperti Talenta.

Karena itu di pertengahan tahun 2015, Talenta mengubah strategi dengan membentuk tim sales yang bertugas memperkenalkan talenta kepada calon customer. Hal itu pula yang menjelaskan mengapa Talenta kini terbilang cukup besar dengan 56 karyawan.

Saat ini, Joshua dan tim sedang giat menambah berbagai modul di dalam Talenta. Yang terdekat adalah menambahkan modul onboarding, yang akan membantu karyawan baru memahami tugas dan tanggung jawabnya di perusahaan. “Misalnya harus memasukkan info KTP, NPWP, atau mengenal teman satu timnya siapa saja,” ungkap Joshua.

Modul lain yang sedang dikembangkan adalah Performance Review sebagai alat menilai performa karyawan.

Untuk semua pengembangan tersebut, Talenta tidak mengenakan biaya tambahan. Hal ini karena Talenta ingin terus berkembang sebagai aplikasi HR jempolan. “Ini adalah cara kami memuaskan kebutuhan manajemen,” ujar Joshua. Harapannya tentu saja agar makin banyak perusahaan yang mau menggunakan Talenta.

Meningkatkan jumlah pengguna memang menjadi krusial agar Talenta bisa mengembangkan model bisnis yang lebih luwes. Jika sekarang lebih ke B2B, nantinya mereka berencana menjadi B2B2C.

“Ketika mendapatkan satu perusahaan perusahaan dengan 200 karyawan, kami sebenarnya juga mendapatkan 200 pengguna,” ungkap Joshua menjelaskan. Pengguna ini akan rutin mengakses layanan Talenta sehingga terbuka kesempatan bagi Talenta untuk menjadi sebuah platform dan mengembangkan model bisnis yang lain.

Caranya adalah menawarkan produk di dalam halaman pengguna Talenta sesuai segmen gaji dan demografi pengguna tersebut. “Misalnya produk investasi, asuransi, gym, sampai kredit mobil,” ungkap Joshua mencontohkan.

Perusahaan pun bisa menjadikan Talenta sebagai added-value bagi karyawan. Misalnya dengan memberikan kredit dalam jumlah tertentu yang bisa ditukarkan dengan produk di dalam Talenta. Joshua berharap, insentif ini akan memikat karyawan sehingga nantinya mereka akan lebih memilih perusahaan yang telah menggunakan Talenta.

Joshua sendiri yakin, layanan HR berbasis cloud ini akan menjadi solusi masa depan. “Pertanyaannya bukan iya atau tidak, tapi when,” tukasnya. Tantangan utama Joshua dan tim saat ini adalah menyakinkan perusahaan yang belum memiliki software HR untuk bergabung. Tantangan lainnya adalah menyakinkan kalau layanan Talenta yang berbasis cloud tetap aman dalam menyimpan data penting karyawan perusahaan.

Joshua mengakui, akan dibutuhkan waktu bagi Talenta untuk mekar dan berkembang. Namun hal itu tidak menjadi masalah baginya. “Kami ingin Talenta itu tidak cuma untuk cari untung, namun juga memberi impact bagi perusahaan di Indonesia,” ujar pria yang baru berusia 24 tahun tersebut. “Jika dulu software HR cuma untuk perusahaan enterprise, sekarang perusahaan dengan karyawan 50 orang pun bisa juga,” ujar Joshua.