PAUL ONG: IT AS A BUSINESS PARTNER
Paul Ong, Head of IT Bentoel Group
Lebih dari dua dekade, Paul Ong berkecimpung di bidang TI dan duduk di posisi sebagai IT leader. Head of IT Bentoel Group, a member of British American Tobacco, ini tentunya menyaksikan berbagai perubahan yang terjadi di bidang teknologi informasi, termasuk di dalamnya adalah perubahan peran TI di sebuah organisasi.
Bagaimana pria yang berhasil membawa Bentoel sebagai Best e-Corp tahun 2010 dari Majalah Swa dan e-Company Award dari Warta Ekonomi memandang perubahan tersebut serta tantangannya?
Anda sudah terhitung lama sebagai seorang praktisi TI dan IT leader, bagaimana Anda melihat perubahan peran TI dewasa ini? Sering kita mendengar jargon IT is a business enabler, apakah demikiain peran TI di Bentoel Group/British American Tobacco Indonesia?
Paul Ong: Ya, more or less, sekarang (departemen) TI diharapkan menjadi “business partner”, yang menurut saya satu langkah lebih jauh daripada menjadi “business enabler”. Tentu ada perusahaan-perusahaan yang lebih maju dari stage ini, tapi tentunya juga ada perusahaan yang masih belum waktunya. Tapi secara umum rasanya itu yang diharapkan dari TI.
Apa yang diharapkan perusahaan terhadap departemen TI dengan peran tersebut?
Paul Ong: Sebagai “business partner”, IT diharapkan aktif dan proaktif mencoba mengerti dan mengantisipasi kebutuhan bisnis dengan engagement yang jauh lebih dekat dan lebih sering. Semua lini IT management dan sebagian dari senior IT personnel harus membuat “engagement” dengan business focus dan menjadi suatu keharusan dalam aktivitas sehari-hari. Tidak cukup hanya lewat formal meeting seperti dulu, tetapi perlu keterlibatan orang TI dalam formal meeting maupun informal encounter yang terus menerus. TI diharapkan bisa merasakan “heart beat” dari perusahaan.
Akankah transisi peran ini menyulitkan bagi orang TI pada umumnya dan tim TI di BAT khususnya? Apa yang Anda lakukan untuk membantu tim untuk bertransisi ke peran baru IT as a business partner tersebut?
Paul Ong: IT management perlu menguasai “engagement skills” dan “people skills” yang dibutuhkan. Area ini bukan merupakan kekuatan organisasi TI pada umumnya, tapi sekarang menjadi sangat penting untuk kesuksesan IT. Training dan coaching / mentoring dalam “soft skills” seperti di atas menjadi penting untuk TI menjawab tantangan ini.
Departemen TI diharapkan sudah “selesai” dengan urusan “back office”, seperti implementasi ERP dan IT systems lain yang mendukung operasi internal perusahaan. IT juga diharapkan sudah “selesai” dengan infrastruktur dasar TI yang dibutuhkan. Di luar perubahan drastis yang diharuskan karena adanya suatu inisiatif baru, TI hanya operate, maintain dan keep it up-to-date infrastructure dan “back office” systems.
Fokus TI perlu diarahkan kepada “front office” yakni TI diharapkan bisa membantu bisnis secara aktif dan cepat. Mungkin itu sebabnya “agile approach” menjadi populer akhir-akhir ini. Bisnis dan organisasi TI membutuhkan alat atau sistem yang dapat membantu mereka develop atau modify “front office” systems dengan cepat.
Bagaimanan komentar Anda tentang mulai bermunculannya IT leader yang datang dari atau berlatar belakang bisnis?
Paul Ong: Masuknya orang bisnis sebenarnya sejalan dengan tuntutan TI sebagai business partner. Menurut saya sih itu normal-normal saja. Orang TI memang harus berubah dan maju untuk menghadapi tantangan yang baru. Itu berlaku untuk semua bidang, bukan cuma TI.
Memang “engagement skills” dan “people skills” dulu bukan kekuatan dari orang TI, tapi kalau dibutuhkan, orang TI harus bisa. Ini bagian dari tugas IT leader di perusahaan itu.
Sebagai bagian dari sebuah multi national company dan umumnya untuk berbagai inisiatif korporat termasuk TI sudah diarahkan dari pusat, bagaimana Anda memelihara semangat inovasi di departemen Anda?
Paul Ong: Semangat inovasi biasa ditangkap melalui jalur komunikasi yang di-set up secara berjenjang. Tentu saja “flexibility”-nya jauh lebih kecil dan terbatas dibanding dengan perusahaan yang kecil. Merubah arah kapal pesiar yang besar tidak semudah merubah arah sampan kecil. Tapi kan dari awal arahnya bisa ditentukan dengan mencakup ide-ide baru yang masuk. Saya bisa melihat, dalam beberapa kejadian, bagaimana ide-ide baru masuk ke dalam jalur komunikasi itu dan “terlaksana” di kemudian hari.
