EMPAT PERAN PARA PEMIMPIN TI DAN CARA MENGELOLA WAKTU

Peran CEO sebenarnya adalah untuk menggandakan diri dengan cara merekrut orang-orang yang keren. Itulah salah satu kalimat yang pernah dilontarkan Julia Hu (CEO Lark Technologies, Inc) yang saya sukai.

Berapa kali Anda pernah berharap dapat menggandakan diri? Waktu sepertinya tak pernah cukup untuk Anda. Padahal kita semua memiliki waktu yang sama, 24 jam dalam sehari. Mengapa ada orang yang bisa melakukan banyak hal, sedangkan ada yang hanya mengeluhkan tentang kurangnya waktu?

Mantan CEO Microsoft, Steve Ballmer, mengaku membuat spreadsheet untuk mengalokasikan waktunya selama setahun. Hal ini agar semua yang penting mendapatkan alokasi waktu, tidak hanya untuk rapat (meeting) dan perjalanan bisnis (business trip), tetapi juga untuk mengeksplorasi ide-ide baru.

Sebagai pemimpin puncak raksasa teknologi, tentu banyak yang meminta perhatian dan waktu mereka. Salah satu hal yang menjadi tantangan adalah bagaimana menyeimbangkan waktu untuk strategi jangka panjang dibanding menyelesaikan problem-problem jangka pendek di depan mata.

CEO LinkedIn, Jeff Weiner, kepada Wall Street Journal mengatakan betapa dia selalu berusaha menyediakan waktu untuk berpikir. Baginya kunci pengelolaan waktu (time management) adalah bagaimana mencari waktu untuk berpikir, dan bukan hanya selalu bereaksi.

Ia juga menambahkan bahwa di dalam waktu berpikir tersebut, bukan hanya penting untuk berpikir tentang strategi, berpikir secara proaktif dan untuk jangka waktu yang lebih panjang, tetapi juga berpikir tentang apa yang mendesak versus apa yang penting, dan mencoba mencari keseimbangan yang tepat.

Julia Hu sendiri menyisihkan sebanyak 25% waktunya untuk memikirkan strategi yang lebih besar, dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki sebaik mungkin serta meminimalkan gangguan.

Jika Anda belum mendengar tentang Lark Technologies, perusahaan ini adalah salah satu kisah sukses di Silicon Valley. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2010 dan merupakan perusahaan solusi kesehatan berbasis mobile yang membuat produk untuk meningkatkan kesehatan dan kebahagiaan.

Julia Hu mendirikan Lark pada usia 28 tahun. Sejak itu, platform software dan produknya telah mencatatkan beberapa penghargaan dan prestasi, seperti aplikasi Apple HealthKit favorit MacWorld, 10 Most Innovative CE Companies in the World dari Fast Company, dan Top Digital Health Innovation pada tahun 2013 dari Edison.

“Saya mencoba menggunakan banyak waktu sendiri saya untuk melihat tren masa kini, pasar, dan pilihan yang kami miliki. Fokus benar-benar merupakan hal yang paling penting. Pada pagi hari, saya mencoba menghabiskan banyak waktu untuk berkonsentrasi pada hal tersebut,” ujar Hu seperti dikutip dari buku StartupPedia, yang ditulis Anis Uzzaman.

Alokasi waktu untuk berpikir tentang strategi merupakan hal yang sangat penting bagi CEO perusahaan TI besar maupun startup.

Empat Wajah CIO

Bagaimana dengan para CIO? Peran seorang CIO makin hari makin kompleks. Seperti halnya yang saya amati di lingkungan HR, peran CIO dapat sangat bervariasi dalam organisasi yang berbeda-beda.

Misalnya di HR saya bertemu dengan direktur HR yang sangat strategis, yang duduk bersama CEO dalam setiap pengambilan keputusan penting. Tetapi ada juga HR yang sangat transaksional, mengurusi administrasi namun tidak pernah diajak dalam pengambilan keputusan strategis. Saya rasa di TI juga tidak berbeda.

Seorang pemimpin TI juga dapat menemukan dirinya dalam situasi bisnis yang berbeda-beda yang memerlukan peran CIO yang berbeda-beda.

Deloitte pada akhir tahun 2013 membagi empat peran seorang CIO, yaitu strategist, catalyst, technologist, dan operator.

Four Faces of the CIO GRAPHIC

CIO sebagai strategist, selalu duduk bersama pimpinan bisnis untuk menyelaraskan strategi TI dengan strategi bisnis, dan memastikan melakukan investasi teknologi yang memiliki nilai tambah bagi bisnis. Termasuk di sini adalah selalu mencari cara bagaimana TI dapat meningkatkan kapabilitas tertentu yang dapat meningkatkan pendapatan, menciptakan peluang baru, misalnya mendapatkan pelanggan atau pasar baru, atau mengurangi biaya serta risiko.

CIO sebagai catalyst, adalah orang yang berperan dalam mendorong inovasi dalam perubahan yang dilakukan perusahaan seperti dalam hal arsitektur bisnis, strategi, operasi, dan teknologi. Ia bertindak sebagai change agent yang penting, yang mendorong inovasi hingga menghasilkan produk atau layanan baru, menghadirkan kemampuan TI yang baru sama sekali, atau meningkatkan secara signifikan operasi di TI maupun di organisasi secara keseluruhan.

Contoh CIO yang berperan sebagai catalyst ketika sebuah layanan TI tersentralisasi baru diperkenalkan di organisasi. Hal ini juga menuntut divisi TI meningkatkan kemampuan dan bakatnya.

CIO sebagai technologist saat CIO merancang arsitektur teknologi kritis yang akan memberikan nilai tambah melalui TI. Mereka juga memilih teknologi yang paling cocok untuk memberikan fleksibilitas serta ketangkasan yang akan dibutuhkan di masa depan. Sang technologist juga bertanggungjawab terhadap pemilihan arsitektur, misalnya keputusan migrasi aplikasi ke cloud, atau memilih platform enterprise resource planning (ERP) baru untuk mendukung bisnis. Begitu juga dengan pemilihan sistem dan teknologi perusahaan.

CIO sebagai operator, meliputi aktivitas operasional sebagai seorang pimpinan divisi TI. Tanggung jawabnya meliputi merekrut dan memimpin staf TI, mengelola divisi tersebut, dan memastikan semua sistem berjalan dan dapat diandalkan.

Studi Deloitte tersebut juga menemukan, sebagian besar waktu CIO masih dihabiskan dalam peran sebagai operator (36%). Sisanya sebanyak 21% sebagai technologist, 22% sebagai strategist, dan 21% sebagai catalyst.

Sementara para CIO tersebut berharap dapat mengalokasikan sebagian besar waktunya (41%) sebagai strategist. Sisanya sebanyak 30% sebagai catalyst, 16% sebagai technologist, dan 14% sebagai operator.

Menarik bukan? Ternyata sebagian besar bos TI menginginkan lebih banyak waktu untuk melakukan hal-hal strategis, namun kenyataannya aktivitas operasional lebih menyita waktu mereka. Apakah ini terdengar tidak asing lagi?

Di atas tadi saya memberi contoh beberapa CEO hebat yang selalu mengusahakan waktunya untuk memikirkan strategi. Hal ini tentu membutuhkan usaha yang khusus. Jangan sampai kesibukan operasional terlalu menyita waktu dan perhatian Anda hingga Anda lupa untuk memikirkan strategi jangka panjang.